En este apartado conoceremos la definición, los tipos, el procedimiento y la metodología de la homologación de proveedores que se desarrollan actualmente en nuestro país.
DEFINICIÓN:
La homologación de proveedores en sencillas palabras es el proceso el cual una organización y/o cliente evalúa y aprueba a sus proveedores para tener la certeza de que cumplen con todos los estándares y requisitos necesarios para proporcionar los servicios o productos ofrecidos por el proveedor, de manera confiable y eficiente.
Los estándares de homologación de proveedores son definidos por la propia organización que es quien establece en base a qué variables quiere estandarizar la homologación, en otras palabras es la organización quién impone los criterios a evaluar.
En estos tiempos, la homologación de proveedores se ha convertido en un proceso popular ya que la mayoría de las organizaciones que mandan a homologar a sus proveedores quieren tener la seguridad de que los productos y/o servicios son óptimos y de calidad.
Normalmente en un proceso de homologación intervienen dos empresas que son: La empresa Asesora, en este caso SYSTEM ADVISOR que se encarga de elaborar y crear TODOS los documentos que le soliciten en el proceso de homologación. La otra empresa que interviene es la Certificadora que se encarga de evaluar y revisar toda la documentación que se creará para el proceso mencionado el día de la auditoría (Día de evaluación ante un auditor).
De repente te has preguntado lo siguiente ¿En qué me beneficia pasar por un proceso de homologación de proveedores?… Y con esa pregunta damos la siguiente respuestas:
BENEFICIOS:
- Asegurar los estándares de calidad de los productos y/o servicios.
- Minimizar los problemas como los retrasos, reproceso o incumplimientos contractuales en los productos y/o servicios ofrecidos.
- Optimizar la cadena de suministro al trabajar con proveedores confiables y bien evaluados.
- Tener la seguridad que tu empresa cumplirá con las normativas y regulaciones aplicables vigentes.
- Facilitar la negociación de mejores términos y precios al trabajar con proveedores evaluados y aprobados.
- Fomenta relaciones de colaboración y confianza entre la empresa y sus proveedores.
TIPOS DE HOMOLOGACIÓN:
A SOLICITUD DE UN CLIENTE (ORGANIZACIÓN): Este tipo de homologación de proveedores es cuando tú como empresa deseas trabajar o iniciar trabajos con algún cliente que tiene como requisito indispensable tener a todos sus proveedores homologados.
En este caso, los estándares de evaluación o requisitos a evaluar serán definidos por el cliente (organización). Asimismo, en el certificado de homologación de proveedores se mencionará el cliente que está solicitando el proceso.
PROPIA EMPRESA: En este caso, el proveedor pasa el proceso de homologación por su propia cuenta sin la necesidad de la solicitud de algunos de sus clientes. La diferencia con el otro tipo de homologación que es a solicitud de algún cliente, es que en esta evaluación los requisitos a evaluar lo establece la misma Certificadora que es la encargada de evaluar. Otra diferencia es que en el certificado de homologación dirá que se homologó a cuenta propia.
¿Cuáles son las certificadoras para pasar el proceso de homologación?
En el nuestro país tenemos a las principales certificadoras que son las siguientes:
PROCEDIMIENTO Y METODOLOGÍA
Primer Paso: Contactar a la empresa asesora, en este caso nosotros SYSTEM ADVISOR y realizar todas las dudas y consultas que presentes sobre el proceso.
Segundo Paso: La empresa asesora le hará una lista de documentos solicitados (documentos netamente de la empresa, documentos que no se pueden crear como Ficha Ruc, Vigencia Poder, entre otros)
Tercer Paso: La empresa asesora se encargará de elaborar los documentos que le soliciten en el cuestionario de homologación de proveedores, este cuestionario varía según el tipo de homologación que vas a realizar como proveedor.
Cuarto Paso: Una ves tengamos más del 50% de los documentos elaborados que solicitan para la evaluación, el asesor encargado del proyecto le indicará el momento adecuado para realizar el pago a la certificadora.
Quinto Paso: La Certificadora dará un plazo de 7 días hábiles para enviar todo el cuestionario resuelto y los documentos que soliciten dentro de él.
Sexto Paso: La certificadora programará un día de auditoría para llevar acabo la revisión de todos los documentos enviados.
En este apartado se evaluarán los siguientes ámbitos, tales como:
- Seguridad y Salud en el Trabajo
- Ambiental
- Calidad
- Responsabilidad Social Empresarial
- Financiero
- RRHH
- Comercial
- Entre otros
Séptimo Paso: En un lapso de 7 días aprox. la Certificadora deberá enviará los resultados del proceso (Certificado de homologación con nota aprobatoria
Octavo Paso: Si la homologación fue a solicitud de un cliente, procederá a trabajar sin inconvenientes. Si la homologación fue propia empresa, tendrás el certificado con el puntaje más alto para que lo puedas mostrar a futuros clientes y éstos tengan la seguridad que tu empresa cumple con los estándares necesarios para proveer los servicios y/o productos de buena calidad.
